近年、社内イベントを運営する企業は増えています。実際に社内イベントの企画・運営を考え、実行に移そうとしているケースも多いのではないでしょうか。

社内イベントを運営するときは、運営のポイントを押さえておく必要があります。ポイントを押さえておかなければイベントの失敗につながる恐れもあるでしょう。

この記事では社内イベントを運営するときのポイントを解説しています。社内イベント運営が大変といわれる理由についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

社内イベントを運営・制作するためのポイント

社内イベントを運営・制作するときは、以下6つのポイントを意識してみましょう。

• 社内イベントの目的を設定する
• 運営に携わるメンバーを集める
• 運営方針を決める
• イベントの企画を決定する
• 会場や物品を用意する
• しっかりと告知を実施する

上記6項目について、詳しく解説していきます。

社内イベントの目的を設定する

社内イベントを企画するなら、目的をしっかりと設定しなければなりません。目的が決まっていなければ、そもそも開催すべきかどうかすら判断できないためです。

社内イベントの主な目的は、業績アップや社員間のコミュニケーション促進、社員のモチベーションアップが主となります。目的が決まっていれば、それに沿ったイベント内容の企画にもつながるでしょう。

社内イベントの開催はあくまでも、目的や課題を解決する一つの手段です。社内イベントを開催したからといって、完全に目的が達成できるわけでないことは、あらかじめ理解しておきましょう。

運営に携わるメンバーを集める

社内イベントを開催するときは、当然運営に携わるメンバーを集めなければなりません。イベントの規模に応じて、必要な人員を募りましょう。

運営メンバーを決めるときは、メンバーの層に偏りを持たせてはいけません。さまざまな部署から人を集めたり、年齢や性別を幅広く募ったりして、色々な視点からの意見を集められるようにしておく必要があります。

運営メンバーやその関係者だけではなく、参加する社員全員が楽しめるようなイベント作りを目指しましょう。

運営方針を決める

運営メンバーが集まったら、そのメンバー全員で運営方針を決める必要があります。方針を決めれば概要やイベントの内容などの決定にもつながり、社内イベントの大枠が決められるでしょう。

またイベント内容が決まったら、当日のスケジュールや段取りについてもあらかた決めておく必要があります。細かい部分は会場の確保や企画詳細が決まってからで問題ありませんが、ある程度の流れを決めておけばその後のスケジュール管理もスムーズです。

その他には参加者名簿の作成や告知方法、イベントに必要な物品の選定などをしておくことで、より良い社内イベントの制作につながります。

イベントの企画を決定する

運営方針や社内イベントの開催目的が整理できたら、整理した内容に沿ってイベントの細かい企画内容を決めていきましょう。

社内コミュニケーションを促進したいなら運動会やバーベキュー大会、社員のモチベーションアップを目指すなら表彰式や自社セミナー、強固な組織づくりをしたいなら社員総会や周年イベントなどが企画例として挙げられます。

また、コロナで社員を一つの場所に集めるのが不安なら、社内イベントをオンラインで開催するのも一つの手段です。人を集める必要がないため、感染リスクを軽減できます。

加えて、全国各地に支社を持っているなら、社員全員を集めるのは時間やコストの面で難しい場合もあるでしょう。そういった場合にも、オンラインでの社内イベント開催は有効な手段といえます。

会場や物品を用意する

イベント企画の詳細が決まった段階で、どのような会場を確保すべきか・どのような物品が必要になるかはある程度見えてくるはずです。そのため、会場や物品の確保は早い段階から動いておきましょう。

特に会場レンタルは、ギリギリで動くと確保できないケースが多いです。会場が確保できなければ、当然イベント開催は難しくなります。

また、物品もあらかじめ用意しておけば、万が一足りないものが出てきても、余裕をもって対応できるでしょう。とにかく前倒しで動くことが、社内イベントを成功に導くポイントといえます。

しっかりと告知を実施する

社内イベントの開催準備ができたら、しっかりと告知を実施する必要があります。社内イベントの告知がうまくいかないと、参加率を上げられません。

社内イベントの参加率を上げるために使われる告知方法として、主に以下のようなツールが使われます。

• 社内ポータル
• 社内メール
• 社内チャット
• 掲示板

なお、イベントを告知するときは一つのツールに頼らないようにしましょう。より多くの人に見てもらえるよう、使えるツールはすべて使うのがおすすめです。

社内イベントの運営に必要な役割一覧

社内イベントを運営するには、さまざまな役割が必要になります。どのようなイベントを開催する場合も、最低で以下5つの担当を立てておきましょう。

• イベント全体の統括
• 各部門の統括
• 事務手続き・各種手配
• 当日の運営役
• 当日の司会・進行役

それぞれがどのような役割を担うかについて、詳しく解説していきます。

イベント全体の統括

社内イベントを開催するときは、イベント全体の統括役を決めておく必要があります。統括役がいないだけで、イベント自体がまとまりのないものとなってしまうためです。

また、予算やスケジュール、トラブル発生時の対処など、重大な決定権を持つ立場としても必要になります。逆にいうと、統括役がいなければそれぞれが自分の判断で物事を進めてしまい、重大なトラブルにつながってしまうでしょう。

統括役は責任が重大なことに加えて、イベントの企画や進行に多くの時間を割かなければなりません。そのため、本業に多くの時間を割かなければならない社員が統括役を担うのは避けるべきです。

責任感が強く、連絡がつきやすい社員を統括役に置けば、より良い社内イベントの運営につながるでしょう。

各部門の統括

イベント全体の統括を補佐する役割として必要になるのが、各部門を統括する役割です。部門数に応じて人数は変動しますが、大体2～3名程度の人員を選定しておけば問題ないでしょう。

各部門を管理する立場として、スタッフへの指示出しや状況の把握、場合によっては全体統括へのエスカレーションなどが業務の役割として発生します。

各部門の統括をおくことで、イベント進行がスムーズになったり、進捗管理がしやすくなったりするのがメリットです。

事務手続き・各種手配

イベント運営をスムーズに行うためには、裏方である事務や総務、各種手配を実施する役割が必要になります。会場・備品の確保や予算の管理、イベントの告知を実施するなどが大まかな役割です。

事務や総務などの人員は、5人前後が目安と言われています。人数が多すぎると手が余ってしまい、少なすぎると一人当たりへの負担が大きくなります。

また、複数人で手続きを実施することで、ミスを見つけやすくなります。全員の負担がバランス良くなるように配置し、トラブル発生のリスクを最小限に押さえましょう。

当日の運営役

社内イベント開催日は、会場内で受付や案内を実施する役割が必要です。運営担当は10人前後を選定しておき、その中でも更に役割を細分化するのが良いでしょう。

中でも、1人はリーダーとして選定しておくのが重要です。リーダーを選定しておけば当日の運営担当に指示出しが可能となり、運営や案内が滞る可能性を軽減できます。

また運営担当は、利用する会場の駐車場や設備情報を把握しておくのも重要です。参加者が社内イベントに楽しく参加するためには、重要なポジションであることを理解しておきましょう。

当日の司会・進行役

社内イベントの運営時、当日の司会進行役を設定しておく必要があります。司会進行は主にイベントプログラムの進行や演出などを行い、イベント自体を盛り上げる役割です。

人数はイベント規模に応じて変動しますが、5〜10人前後確保しておけば問題ないでしょう。

また、司会進行といっても、全員が人の前に立つわけではありません。タイムスケジュールの管理や照明・音響などの演出担当も、司会進行役に含まれることを理解して人員を選定しましょう。

社内イベントの運営が大変といわれる理由

社内イベントの運営が大変といわれるのは、主に以下4つの理由が関わっています。

• 決めなければならないことが多い
• 運営スタッフの負担が増える
• 思っていた効果が出ない
• 本業との兼ね合いが難しい

大変といわれる理由をあらかじめ理解して、実際に社内イベントを運営するときに役立てましょう。

決めなければならないことが多い

社内イベントを開催する場合、想像よりも決めなければならないことが多いです。イベントの内容にもよりますが、最低でも以下のような項目は決めなければなりません。

• イベントにかけられる予算
• イベントの開催場所
• イベント開催の目的
• イベントの規模
• イベントの方向性

大まかに見てもこれだけのことを決めなければならず、ここからさらに細かい内容をブラッシュアップしていく必要があります。

それぞれが明確になっていなければイベントの成功につながらない点が、社内イベント運営が大変といわれる理由の一つになっているのです。

運営スタッフの負担が増える

社内イベントを開催する場合、運営スタッフの負担が増えるのも、社内イベント運営が大変といわれる理由の一つです。

社内イベントは、当然社員が運営スタッフを担当します。運営スタッフに任命された社員は、通常の業務と並行してイベントの準備を進めなければなりません。

運営スタッフの負担を減らすためには、イベント規模に合わせて余裕を持った人数を運営メンバーとして選定しましょう。そうすれば一人当たりの負担が軽減でき、社員のストレスも抑えられます。

運営スタッフに負担がかかりすぎるとイベント準備が滞るだけではなく、企画倒れになってしまうかもしれません。

思っていた効果が出ない

せっかく社内イベントを企画・運営しても、本来想定していた効果が出ないケースは珍しくありません。思っていた効果が得られない点も、社内イベントが大変といわれる要因の一つになっています。

たとえば、時間と手間を掛けた運営側がうまくいくと確信していても、実際に参加した社員からの反応がよくないケースが多いです。想定していた反響と実際の反響とのギャップがあると、次回以降社内イベント開催が億劫になってしまうこともあるでしょう。

社内イベントを運営するときは、必ずしも大きな反響を得られるわけでないことを理解したうえで携わる必要があります。

本業との兼ね合いが難しい

社内イベントの運営は、本業と並行して進行しなければなりません。そのため、時間やリソースの確保に大きな負担がかかります。

とはいえ、どちらも疎かにできないのが現実です。本業に力を入れれば社内イベント自体が企画倒れになるかもしれませんし、社内イベント運営に力を入れれば本来の業務が滞ってしまいます。

うまく並行して進められないとさまざまな悪循環を招くため、いかに周囲の人と協力できるかが大切です。一人で負担を抱え込まなくて済むよう、イベント運営の人員を増やしたり、本来の業務を他に回したりできる環境づくりを心がけましょう。

社内イベントの運営を成功させるためのポイント

社内イベントの運営を成功させたいなら、以下4つのポイントを意識してみましょう。

• 運営マニュアルを必ず作成する
• 従業員の満足度にフォーカスする
• 従業員から意見を集める
• 双方向参加型のイベントにする

いずれも、社内イベントの運営をするなら心がけておきたいポイントばかりです。

運営マニュアルを必ず作成する

社内イベントの運営をスムーズに行うためには、運営マニュアルの作成が欠かせません。どのようなイベントであっても、運営マニュアルは必ず作成しましょう。

運営マニュアルには、以下のような内容を記載しておく必要があります。

• イベント概要
• イベント会場情報
• 組織図
• タイムテーブル
• スタッフの配置図
• 持ち場における作業フローや作業内容
• サイン計画
• 制作物・設置物のイメージ図
• 配布物および備品リスト
• スタッフに対しての注意事項
• 緊急窓口の記載

上記のほか、イベント内容に応じて必要な情報を記載しておきましょう。

運営マニュアルを作成しておけば、携わる人間の業務内容やオペレーションが一目でわかります運営メンバーが他の業務内容を理解できているかどうかは、イベント運営の成功に必要なポイントの一つです。

従業員の満足度にフォーカスする

社内イベント運営時は、従業員の満足度にフォーカスすることを意識しましょう。従業員が満足できるイベントとならなければ、結果として社員間のコミュニケーション促進や、モチベーションアップにつながりません。

満足度が低い社内イベントは、結果として参加者からいらないと考えられてしまいます。次回以降の開催にも大きく影響するため、必ず意識すべきポイントといえるでしょう。

従業員から意見を集める

社内イベントの企画については、従業員から意見を集めるのも重要なポイントです。従業員から会社に対しての要望や欲求を汲み取れれば、より高い効果を得られるイベントを運営できます。

また、社内イベントの企画内容の選定についても役立ち、よりユニークなイベント内容が企画できるでしょう。参加者の満足度向上にもつながるため、ぜひ意識してみてください。

双方向参加型のイベントにする

社内イベントを双方向参加型のイベントにすれば、より社員や従業員の参加モチベーションをアップさせられます。

一方的に進行されていく社内イベントの場合、話を聞いていたり映像を見ていたりするだけのケースが多いです。そのため、どうしても参加者側が飽きを感じてしまいます。

逆に双方向参加型のイベントであれば、「イベントに参加している」という実感を参加者が得やすいです。

どのようなイベントであっても、参加者がイベントに携われるような企画をすることで、社内イベントは成功に近づくといえるでしょう。

社内イベントの運営・企画を外部の会社に依頼するのもおすすめ

社内イベントの運営・企画は社内でも実施できますが、どうしても時間やリソースの確保などが難しい場合もあります。もしも社内で完結させるのが難しいなら、イベント会社に外部委託してしまうのもおすすめです。

イベント会社は数あるイベントに携わっており、さまざまな目的やジャンルに合わせたイベントを手掛けた実績を持ち合わせています。そのため、自社の目的に合わせたイベントに関しても、最善の選択肢を提案してくれるでしょう。

当然運営も一任できるため、社内のリソース確保は最低限で済みます。せっかく開催する社内イベントを成功に導きたいなら、外部のイベント会社への依頼もぜひ検討してみてください。

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社内イベント運営のポイントを押さえて成功に繋げよう

今回は社内イベントの運営について、押さえたいポイントや大変といわれる理由などを解説しました。

結論として、社内イベント運営のポイントを押さえておけば、イベント成功の確率は高まります。まずは運営メンバーや必要な役割などを正しく選定しましょう。そのうえで運営マニュアルの作成や従業員の満足度にフォーカスすることが求められます。

ただし、社内イベントの運営には社員の時間やリソースの確保が必要です。時間やリソースの確保が難しいなら、イベント運営を外部に委託してしまっても良いでしょう。

この記事で解説した内容をもとに、ぜひ社内イベントの運営を成功に近づけてください。

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