コロナウイルスの蔓延により、オンラインイベントの数はどんどん増えてきています。

社内向け・社外向け問わずオンラインイベントを企画する企業が増えてきた中、実際にどのようなポイントを押さえてオンラインイベントを企画すべきか知りたい人も多いのではないでしょうか。

この記事ではオンラインイベントを企画するときのポイントとあわせて、目的別のイベント企画例を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

そもそもオンラインイベントとは？

オンラインイベントはその名の通り、パソコンやスマートフォンなどの端末を使用して、オンライン上で参加できるイベントのことを指します。

これまで、イベントといえばオフラインイベントが主流でした。しかし、新型コロナウイルスの影響により、各種イベントはオンライン上での開催が増えてきています。感染リスクを軽減できたり、開催場所を選ばなかったりと、その需要はさまざまです。

オフラインで実施できて、オンラインでの開催が難しいイベントはそこまで多くありません。そのため、新型コロナウイルスの収束後も、オンラインイベントの開催数は増えていくことが見込まれるでしょう。

オンラインイベントのジャンル

オンラインイベントでは、さまざまなジャンルのイベントが開催されています。実際にオンラインで開催されているイベント例は、以下の通りです。

• 商品やサービスのPRイベント
• カンファレンス、フォーラム
• コンベンションイベント
• 周年式典
• スポーツイベント
• 各種ライブ配信イベント

オンラインイベントはtoCとtoBのどちらでも活用されています。また、実際に活用されているイベントジャンルは幅広いです。

オンラインイベントは必要な機材・環境などを整えてしまえば、ある程度のジャンルに対応できるイベント開催方法であるといえるでしょう。

オンラインイベント企画時のポイント

オンラインイベントを企画するときに無計画だと、当然イベントの失敗につながります。ここではイベント企画時のポイントとして、以下の3つを見ていきましょう。

• イベント目的と目標値を設定する
• 機材や配信ツールなど、必要なものを準備する
• リハーサルは必ず実施する

イベント目的と目標値を設定する

オンラインイベントを開催するのであれば、イベントの目的および目標値の設定をしましょう。目的と目標値が定まっていなければ、イベント自体のゴールが固まらず、開催する意味がありません。

イベント目的は、企業としての認知度を高める・見込み顧客の獲得などがあげられます。また、商品発表会や商品説明会であれば、狙った商品のプロモーションがイベントのゴールとして掲げられるでしょう。

オンラインイベント開催による目標値については、以下の4つが設定されることが多いです。

• リード数
• 参加数
• 視聴後のアクション
• 動画コンテンツそのものの評価

例えばリード数は、オンラインイベント開催後の営業活動のしやすさに直結します。リード数と併せて参加者の情報を取得できれば、イベント終了後に行う顧客へのアプローチがよりスムーズなものとなるでしょう。

視聴後のアクションについても重要な目標値です。視聴後に参加者に対するアンケートを送付すれば、イベントそのものの感想を集められたり、より興味・関心が高まった参加者を絞り出せたりします。

上記はあくまでも一例ですが、イベントの目的や目標値設定をしなければ、イベントを開催しても失敗につながる可能性が高いことを覚えておきましょう。

機材や配信ツールなど、必要なものを準備する

オンラインイベントを開催するには配信に必要なツールや機材を準備する必要があります。必要な機材は開催するイベント内容によってさまざまですが、最低でも以下の機材やツールについては用意しておくようにしましょう。

• 当日使用する配信プラットフォーム
• マイク
• カメラ
• グリーンバック

マイクやカメラについては、イベントの規模によって個数や形状などの工夫が必要です。

たとえば、開催側が一人しか画面上に映らないのであればPCに内蔵のマイクやカメラで十分ですし、逆に複数人が登壇するようなイベントであれば、複数のカメラやマイクなどが必要になります。

開催するイベントの規模や内容に応じて、どのような機材が必要になるかはしっかりと洗い出しましょう。

リハーサルは必ず実施する

オンラインイベントを開催するときは、リハーサルの時間を必ず設けるようにしましょう。事前のリハーサルなく本番を迎えると、予期せぬトラブルが起きたりトラブルに対応できなかったりします。

リハーサルは本番と同じ環境で実施し、トラブル発生時は何が原因かを突き止めましょう。原因を突き止められないままでいると、本番でも同じトラブルが発生する可能性が高いです。

また、トラブルの多いオンラインイベントは、参加者の不満も生まれます。結果として満足度の低いオンラインイベントとなり、イベント自体が失敗に繋がってしまうでしょう。イベントを成功させるためにも、リハーサルの実施は徹底すべきポイントです。

オンラインイベント企画時の注意点

オンラインイベントを企画するときは、注意すべきポイントは2つあります。

1つ目はイベント参加者の制限をかける必要がある点です。イベントの内容によっては全ての人に見せられないものがあります。

オンラインイベントはスマートフォンやタブレットとインターネット環境があればどこからでも参加できるからこそ、どの範囲までイベントを公開するかに気を遣わなければなりません。

2つ目は音楽や映像に関する権利問題です。著作権のあるものを無制限に利用すると、そもそもオンラインイベント自体が開催できなかったり、開催中にイベントを中断しなければならない状況に陥ります。

上記2つはオンラインイベントを開催するからこその注意点です。オンラインイベントを企画するのであれば、上記2つのポイントを意識して進めるようにしましょう。

目的別のオンラインイベント企画例

オンラインイベントを企画するには、その目的に合わせたイベントを開催する必要があります。

ここでは社内向け・社外向けに分類して、オンラインイベントの企画例を紹介します。

社内向けのオンラインイベント企画例

社内向けにオンラインイベントを企画するなら、何を目的として開催するかに合わせてイベント内容を決定する必要があります。

たとえば、団結力を高めたいなら表彰式や社員総会を開催しましょう。表彰されている社員を目の当たりにしたり、社長や取締役の話を聞いたりすることで、モチベーションアップの効果が期待できます。

もし社員教育を目的としているなら、社員研修やグループディスカッション、講演会などのイベントを開催しましょう。

社外向けのオンラインイベント企画例

社外向けのオンラインイベントの企画は、さまざまな種類があります。社外向けオンラインイベントの具体的な例としては、以下の通りです。

• 見込み客獲得を目的とする場合：ワークショップやオンライン展示会
• 取引先の関係を強固にする場合：トークショーやオンライン交流会
• 集客自体を目的とする場合：ウェビナーやファンミーティング
• 売り上げアップを目的とする場合：オンラインコンサートやオンライン物産店

上記の例は、オンラインイベントの中でも人気の高いものとなっています。自社で開催するときは、最終的なゴールを設定したうえで最適なイベントを企画するようにしましょう。

オンラインイベントを企画するメリットとデメリット

オンラインイベントを企画するのであれば、オンラインイベントならではのメリットとデメリットについて理解しておく必要があります。

ここからはどのようなメリット・デメリットがあるのかについて、詳しくみていきましょう。

オンラインイベントのメリット

オンラインイベントを開催する主なメリットとして、以下の3つがあげられます。

• 全国から集客できる
• 開催コストが削減しやすい
• コロナの中でも企画しやすい

オンラインイベントは、参加するために会場へ足を運ぶ必要がありません。そのため、全国各地から集客できるのがメリットです。参加者側からしても、インターネット環境さえあればイベントへ参加できるため、参加率の向上が見込めるでしょう。

また、開催コストが削減しやすいのもオンラインイベントならではのメリットです。特に会場を借りる費用や設営費用が節約できるため、浮いた分の予算を他に回すこともできます。

さらに、コロナ禍においてイベントを開催しやすいのもメリットの一つです。オンラインイベントは自宅やオフィスなどから参加でき、人と接触する機会を最低限にとどめられます。そのため、感染リスクを抑えるのに役立つでしょう。

上記3つのメリットを理解し、オンラインイベントの企画に役立ててください。

オンラインイベントのデメリット

オンラインイベントデメリットとしてあげられるのは、以下の3つです。

• 通信トラブルのリスクがある
• 参加者が離脱しやすい
• 参加者との関係構築が難しい

オンラインイベントを開催するには、インターネットの環境を整えなければなりません。万が一インターネットの接続が悪いと、通信トラブルにつながってしまいます。

通信トラブルが発生すると、参加者側に不満が生まれる可能性が高いです。特に有料のイベントを開催する場合は、通信トラブルがそのままクレームに直結するかもしれません。

また、オンラインイベントならではの特徴として、参加者が離脱しやすいこともあげられます。特に無料イベントの場合には注意が必要です。もし参加者が期待・想像していたイベント内容とかけ離れていると、離脱の可能性は高まります。

更に、参加者との関係構築が難しいのもオンラインイベントならではのデメリットです。対面でコミュニケーションをとれないからこそ、参加者との接点を増やす工夫が必要となります。

チャットやSNSで質問を募る・アンケート機能を活用してイベントに参加してもらうなどして、参加者との関係性を良好なものにしていきましょう。

オンラインイベント全体の流れ

オンラインイベントを企画・運営するためには、イベント全体の流れについて理解しておく必要があります。

• 企画立案
• 出演者の選定
• 配信ツールの準備
• 集客方法を考える
• リハーサルおよび本番

5つのポイントについて、内容を見ていきましょう。

企画立案

オンラインイベントを開催するには、企画の立案から始める必要があります。まずは参加者の興味を惹くような内容で企画しましょう。

オンラインイベントは開催しやすい反面、オフラインイベントよりも内容にこだわる必要があります。内容に魅力を感じてもらえなければ、参加者は集まりません。

内容に魅力を感じてもらうためには、参加者が想像していない内容で企画する必要があります。驚きや発見などを参加者に感じてもらえれば、魅力あるオンラインイベントとなるでしょう。

当日の参加者がイベントに飽きないようにするためにも、さまざまな視点から意見を集めるのが重要です。老若男女問わず、自由な発想のもと企画案を出していきましょう。

出演者の選定

オンラインイベントの企画内容が決まったら、出演者を選定します。出演者が企画内容に沿っていれば、よりオンラインイベントの成功確率を高められるでしょう。

• 自社商品の紹介：商品開発者、開発責任者
• 商談会：決裁権を持つ担当者、営業担当者
• ウェビナー：該当の分野の専門家や著名人
• 決算発表会：代表取締役や取締役などの役員

上記はあくまで一例ですが、正しく出演者を選定できれば、参加者側の満足度もより高まります。

出演者が決まったら、早めにイベントへの出演を依頼しておきましょう。当日いきなりというわけにはいきませんし、外部から人を呼ぶ場合はスケジュールを合わせる必要もあります。

また出演者以外にも、運営する人員の役割も重要です。音響やカメラ・誘導係など、必要な役割を整理して、当日のオンラインイベントに備えておきましょう。

配信ツールの準備

イベント内容の決定や出演者の選定が終わったら、配信ツールの準備段階に移ります。配信ツールはイベントの規模や参加者に合わせて選定しましょう。

たとえば、研修や座学などの一方的なイベントの場合はYouTubeやvimeoなど、双方向がコミュニケーションをとるようなイベントならZoomやTeamsなどの利用が多く見られます。

配信ツールがあっていなければ、イベントの進行に影響を及ぼす可能性が高いです。オンラインイベントを成功させるためにも、どの配信ツールを利用するかはしっかりと比較・検討しましょう。

集客方法を考える

オンラインイベントを企画するなら、集客の方法についても考える必要があります。まずは無料でできるSNSやメールマガジン、自社サイト上での告知などを活用して、参加者を募ってみましょう。

社内向けにイベントを開催するのであれば、チャットや掲示板、社内メールなどを活用して、多くの人目に付くようにするのが参加者を集めるポイントです。

社外向けイベントを開催するにもかかわらず、無料施策だけで人が集まらないのであれば、有料施策の利用も視野に入れる必要があります。そもそも参加者が集まらなければ、オンラインイベントを開催する意味がありません。

有料施策を使うときは、イベント告知サイトへの掲載や検索エンジンへの広告出稿、イベントへの出展も視野に入れてみましょう。

リハーサルおよび本番

オンラインイベントの企画や集客など、全てが終わったら、いよいよ本番を迎えます。このとき、いきなり本番を迎えるのではなく、必ずリハーサルをするようにしましょう。

リハーサルは必ず本番と同じ環境で進行する必要があります。出演者がオフラインに集まるなら実際の会場で、オンラインの場合は本番使用する機材や通信環境でリハーサルしてください。

リハーサル中にトラブルが発生した場合は、本番に影響が出ないように原因を特定しておきましょう。トラブルが発生しなかったとしても、万が一トラブルが起きたときの動き方を擦り合わせておくのが大切です。

オンラインイベントの企画はイベント会社に依頼するのもおすすめ

今回はオンラインイベントの企画について、オンラインイベントの開催に向けたポイントや注意点について解説してきました。

結論として、オンラインイベントは企画段階が一番重要です。企画のフェーズではさまざまな調整や技術が必要となり、自社での運営が難しいかもしれません。

もし自社での運営が難しいのであれば、イベント運営専門の会社に依頼することを検討してみましょう。イベント運営会社に依頼することで、以下のようなメリットを得られます。

• オンラインイベントの企画に必要な時間・人員を削減できる
• クオリティの高いオンラインイベントを企画できる
• イベント運営会社ならではのノウハウを蓄積している

この記事で紹介した内容をもとに、ぜひ自社の課題や目的に合ったオンラインイベントの企画に繋げてください。

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