オンライン社内イベントは、リモートワークや在宅勤務が増えてきている中でも、社員同士のコミュニケーションに役立ちます。

インターネットさえあればどこからでも参加でき、オンラインで開催するからこそのメリットも豊富です。

この記事ではオンラインで社内イベントを実施するメリットやデメリットとあわせて、おすすめの企画例や実際のイベント事例についてまとめました。

オンライン社内イベントのメリット

オンラインで社内イベントを実施するメリットとして、以下の3つがあげられます。

• 関わりが少ない社員とのコミュニケーション醸成が図れる
• 参加しやすい
• 費用を抑えられる

各メリットについて理解し、オンラインの社内イベントを有効活用しましょう。

関わりが少ない社員とのコミュニケーション醸成が図れる

オンラインで社内イベントを開催すると、普段あまり関わりを持たない他部署の社員とのコミュニケーションが発生します。コミュニケーションを取ることで業務がスムーズに進み、これまで以上に生産性が高まる効果が期待できるでしょう。

また、うまく業務が遂行できることで、社員のモチベーションアップにも役立ちます。モチベーションアップは結果として社内に活気を生み出し、社員の定着率アップおよび企業利益の向上に繋がるでしょう。

参加しやすい

オンラインで開催されるイベントは、オフラインのイベントに比べて参加しやすいのが特徴です。パソコンやスマートフォンなど、インターネットに接続できる環境があればどこからでも参加できます。

服装に関してもそこまで気にする必要がなく、オフラインイベントよりもカジュアルな服装で参加できるのが特徴です。また、実際に人と対面する必要がないため、実際に顔を合わせるイベントよりも参加へのハードルは低くなります。

自宅からの参加であれば時間にもあまり縛られないため、家庭の事情でイベント参加が難しかった社員の参加も期待できるでしょう。

費用を抑えられる

オンラインで開催する社内イベントは、オフラインでの開催と比べて費用を一部抑えられるのが特徴です。主に削減できる費用として、以下のようなものがあげられます。

• 会場費
• 人件費
• 交通費

また、金銭面はもちろん、時間的なコストが削減できるのもメリットです。たとえば、オンラインで開催する場合は社員に移動時間を確保させる必要がありません。加えて、業務時間やプライベート時間の影響も最低限に抑えられます。

金銭的・時間的コストが削減できるのは、オンラインで開催するからこその強みでしょう。

オンライン社内イベントのデメリット

オンラインで社内イベントを開催するにあたって、以下3つのデメリットについて理解しておく必要があります。

• スマホでの参加は臨場感を伝えにくい
• イベント進行にコツがいる
• 参加者の表情やリアクションが伝わりにくい

各デメリットについても理解し、オンライン社内イベントの成功に役立ててください。

スマホでの参加は臨場感を伝えにくい

オンラインの社内イベントへは、インターネットに接続できる環境さえあればどこからでも参加できます。ただし、参加者が使用するデバイスはスマートフォンやタブレット、パソコンなどさまざまです。

スマートフォンからの参加者が多い場合には特に注意が必要で、画面が小さく、見づらさを感じてしまう傾向にあります。

オンラインで社内イベントを開催するときは、事前にスマホからの参加者の人数を確認しておきましょう。そのうえで話す人を大きく映す、スマホの画面でも見やすいようにスライドを作るなどの工夫が必要です。

イベント進行にコツがいる

オンラインの社内イベントは、オフラインイベントと比べて進行にコツが必要です。実際に参加者の顔が見えない分、進行のテンポや参加者の巻き込み、要所ごとの盛り上げなどが必要です。

また、進行が滞ってしまうようなことがあれば、参加者は心配や不安を感じてしまい、満足にイベントを楽しめません。

オフラインイベントと同じことをオンラインでやるのではなく、オンラインだからこそできる仕掛けを用意したり、参加者を飽きさせない工夫を意識しましょう。

参加者の表情やリアクションが伝わりにくい

オンラインで開催する社内イベントのデメリットとして、参加者の表情やリアクションが伝わりにくいことがあげられます。画面上からはどうしても相手の反応が汲み取りにくく、参加者側も画面越しのリアクションに慣れていません。

また、通信環境によっては若干のタイムラグが発生し、リアクションのタイミングがずれてしまうこともあるでしょう。

最低限参加者の表情やリアクションをつかむためには、カメラ機能をオンにしてもらった状態での参加を促すのがおすすめです。

また、声だけではなく身振り手振りを使う、チャット機能でリアクションを募るなどして、参加者側にも「参加している意識」を持ってもらうのが大切です。

オンライン社内イベントは目的を明確にして企画する

オンライン社内イベントを開催するにあたって、目的を明確にすることが重要です。目的が明確になっていればイベント内容の企画にも役立ち、最適な企画を見つけやすくなります。

たとえば、オンライン社内イベントは以下のような目的で開催されることが多いです。

• 全社員を集めずに各種イベントを実施したい
• 出社することなくイベント開催したい
• 会社方針の意識共有をしたい
• 部署間の情報共有をしたい

目的を明確にするときは、社内イベントの開催をゴールにするのではなく、その後の業務に役立つ内容を目指すようにしましょう。

オンライン社内イベント開催に必要な準備

オンラインの社内イベントを開催するときに必要な準備は、以下の2つです。

• 社内周知と企画の準備を行う
• 配信ツールや機材を準備する

ここからは、それぞれどのような準備が必要かについて解説していきます。

社内周知と企画の準備を行う

オンライン社内イベントの開催が決まったら、社内への周知を実施します。周知方法は一つだけに絞らず、社内チャットや社内メール、掲示板などの使えるツールを活用して、社内の人間すべての目に触れるようにしましょう。

また、参加者を集めるのと同時に、運営マニュアルや進行台本の作成も並行して進めておきます。当日までに粒度の高い運営マニュアル・進行台本を用意しておけば、スムーズなイベント進行に役立つでしょう。

配信ツールや機材を準備する

オンラインの社内イベントを開催するなら、配信ツールや機材を準備しましょう。配信ツールは参加者の人数によって使い分ける必要があります。研修など、一方通行の配信の場合はYouTubeやvimeoなど、コミュニケーションを促進するような双方向の配信ならZoomやTeamsなどの利用が多いです。

また、どのようなイベントを開催するかにもよりますが、最低でも以下の機材を用意しなければオンラインイベントは開催できません。

• PC
• カメラ
• マイク

イベントの前日までに上記の機材を用意して配信テストを行い、事前に確認しておきましょう。

オンライン社内イベントの注意点

オンライン社内イベントを開催するなら、以下の2つに注意する必要があります。

• 通信環境やツールを確認する
• スケジュールや時間帯を考慮する

それぞれの注意点について、詳しくみていきましょう。

通信環境やツールを確認する

オンラインイベントの開催は、当日いきなりというわけにはいきません。事前の通信環境やツールの確認は必ず実施しておきましょう。

通信環境が悪ければ、映像や音声が飛んでしまい参加者はストレスを感じます。また、カメラやマイクがうまく機能していなければ、そもそもイベントとして成立しません。

イベントを開催するならリハーサルの時間を確保し、何か問題が起きた場合の対処法についても確認しておきましょう。

なお、推奨の視聴環境があるなら、事前に参加者へ伝えておくのも効果的です。

スケジュールや時間帯を考慮する

オンラインイベントはいつでもどこでも開催できますが、スケジュールや時間帯の考慮が非常に重要です。開催においては、多くの人が参加しやすい日時を選ぶようにしましょう。

たとえば、平日の業務後であれば仕事の流れとして開催できますが、拘束時間が長くなり疲れがたまりやすくなります。対して休日の開催は仕事としての感覚がない代わりに、参加者にスケジュールを調整してもらわなければなりません。

また、長時間のイベントの場合は参加者の集中力が切れやすい傾向にあります。オフラインイベントよりも休憩の頻度を増やす、開催日を分けるなどの工夫を取り入れるのもおすすめです。

オンライン社内イベント企画4選

オンライン社内イベントの企画として、代表的な例を4つ紹介します。

• 社内表彰式イベント
• 社内懇親会イベント
• 社員総会イベント
• 社員向けウェビナー

ここからは、各イベントを開催するために重要なポイントを見ていきましょう。

社内表彰式イベント

社内表彰式イベントは、社内で功績を上げた社員を表彰するために開催されるイベントです。オフラインで開催されることの多いイベントでしたが、オンラインでも開催できます。

社内表彰式をオンラインで開催する場合、単純な表彰式にしてしまっては参加者が飽きてしまいます。MCや通信環境、機材、進行台本などをプロのイベント会社に依頼するのも一つの手段です。

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社内懇親会イベント

社員同士の交流を促すのに効果的なのが、社内懇親会のイベントです。懇親会は1つの議題をあらかじめ決めておき、参加者同士の意見交換を目的とします。

オンラインの懇親会を開催するときは、可能な限り参加者全員の発言を促すようにしましょう。一部発言できない社員がいると、コミュニケーションの促進には繋がりません。

参加人数を調整したり、議題とするテーマを発言しやすいものにしたりすることで、参加者の参加意欲をより高められるでしょう。

社員総会イベント

社員総会は、年単位や半期単位などで、企業に所属するすべての社員が集まるイベントです。会社の経営方針や理念、ビジョンなどを共有し、組織としての強化を狙います。

オフラインでの開催イメージが根強い社員総会イベントですが、近年ではオンラインでの開催も増えています。ただしオフラインと同様の進行では、参加者が飽きてしまい、せっかくのイベントが意味を成しません。

まずは進行方法について、粒度の高いマニュアルや台本を用意しておきましょう。そのうえでオンラインだからこそできる、社員を飽きさせないコンテンツを取り入れる工夫が必要です。

社員向けウェビナー

社員向けウェビナーについても、オンラインでの開催がおすすめのイベントとなります。ウェビナーとは「オンライン上でセミナーを実施すること」を指す言葉で、自宅からでも登壇・参加しやすいのが特徴です。

また、社外からも講演者を呼びやすくなり、日本国内および世界各地からさまざまな人物を招待できます。オフラインでは実施できないようなセミナーを実施できるのは、ウェビナーならではのメリットといえるでしょう。

オンライン社内イベント事例3選

ここからはオンライン社内イベントとして実施した事例を4つご紹介します。

• 生命保険業界のオンライン表彰式
• オンライン経営方針説明会
• コンサルティング会社のプレゼンテーション大会

生命保険業界のオンライン表彰式

大手生命保険会社が優績社員を表彰するオンライン表彰式の事例です。

従来は全国の支社から成績優秀な社員様とそのご家族が一堂に会し、ステージ登壇での表彰式を実施していましたが、今回はコロナ禍により、約1,000名を対象にオンラインでの表彰式を実施しました。

企画段階でクライアントの社内セキュリティー上、利用できる配信プラットフォームがTeamsに限られることが判明し、クライアント側のセキュリティー部門の担当者様のご協力も頂きながら、配信テストを幾度も重ねて、画質面やサーバー負荷など多岐にわたるチェックを行いました。

Teamsについては、目的に応じてミーティング機能とウェビナー機能を使い分けました。

前半の表彰式パートでは表彰対象者の参加感を高め、皆に祝福されている雰囲気を醸成するために、タイムラグのないTeamsミーティングで参加いただき、ギャラリービューを配信画面に組み込む形を取りました。

またVTRコンテンツなどを流す後半のパートでは、Teamsミーティングに比べ高画質なウェビナーを採用しての配信となりました。 

表彰シーンでは配信会場にステージセットを組んで、プレゼンターである役員の皆様にご登壇頂きました。

あわせて、MCによる進行、表彰者お名前読み上げを従来の開催時と同様に実施しました。

 配信画面上の構成は

• 表彰対象者のお名前紹介のスライド
• ギャラリービューで参加している表彰対象者
• 配信会場で登壇するMCや役員のLIVE映像

をシーンにより組み合わせて配信しました。

表彰対象者は各自宅などから家族と共に参加することができ、オンライン形式という新たな形でも今まで開催した表彰式同様に、表彰式を通じてクライアント企業さまと参加者のエンゲージメントを高めることに成功したイベントとなりました。

オンライン経営方針説明会

全国に支社をもつIT企業が主催する年次の経営方針説明会をオンラインで実施したイベントです。

本イベントは双方向性の高いイベントにするため、配信プラットフォームはzoomミーティングを選定し、全国約3,000人の社員を対象に実施しました。

zoomミーティングの同時接続数が最大1,000名となることから、アクセスURLを３つに分けての実施となりましたが、全社員が共通でアクセスできるコメントツールを別途用意することで、リアルタイムで全社員のコメントやリアクションを共有することができる仕組みを構築しました。

配信会場ではクロマキー合成によるヴァーチャルスタジオを設置し、報道番組風のCGを背景としたスタイリッシュな空間を創出。

また、テレビ番組を意識したテロップワークや複数の映像ソースを自由に組み合わせて表示するなど、オンラインならではの映像技術を駆使した演出を施すことで、参加者を飽きさせない画面づくりを目指しました。

また、視聴している社員に対して、より参加意識を高めてもらうため、冒頭でコメントツールを使ったリアルタイムのアンケートや投票を行ったり、社長や役員のプレゼンテーション後にQ&Aなどを実施することで、緊張感を切らさずに集中してもらうための仕組みづくりも行いました。

コロナ禍前までは、オフラインで実施していたイベントでしたが、オンラインで実施することにより、時間や場所の制約が緩和されたことで参加率が向上し、さらに、これまで接点のなかった会社経営層ともコメントを通じてつながることが出来たなど、満足度の高いイベントとすることが出来ました。

IT企業オンラインプレゼンテーション大会

大手IT企業様のオンラインプレゼンテーション大会を実施しました。

各業務プロジェクトチームによる事例紹介をプレゼンテーションコンテスト形式で実施する社内イベントで、都内ホテルの宴会場にステージセットを組み、各プロジェクトのプレゼンテーション、投票、結果発表、表彰式を実施しました。

本イベントはプレゼンテーション出場者＋一部社員の約1,000名はホテル宴会場での参加、その他の社員約1500名はオンライン配信での参加ということで、リアルとオンラインのハイブリットイベントという位置づけになります。

オンライン参加者へ向けては会場の状況や参加者のリアクションなどをライブ映像で適宜配信に載せることで、オンライン配信に不足しがちな会場の臨場感をプラスすることができ、観客なしのオンライン配信に比べ満足感の高いものになったかと思います。

また、会場参加・オンライン参加に関わらずリアクションを送ることができる仕組みとして、各参加者のスマホからメッセージや絵文字を送り、画面上に表示させることができるツールを採用し、それらを配信画面上に載せることで参加者との双方向感を演出しました。

プレゼンテーションによる事例共有と企業と社員のエンゲージメント強化いう従来の目的を果たしつつ、会場参加・オンライン参加に関わらず参加者に共通の体験をもたらすことができたハイブリットイベントの成功事例となりました。

オンライン社内イベントはプロのイベント会社に依頼しよう

今回はオンライン社内イベントの企画について解説してきました。

結論として、オンライン社内イベントは社内のコミュニケーションを図るのに最適のツールです。実際、リモートワーク中でも多くの活用事例が見られます。

オンラインイベントの開催には、さまざまな準備や手配に時間や手間がかかります。もしオンラインイベントの企画や進行がうまくいかないのであれば、外部のイベント会社に依頼するのも一つの手段です。

たとえば、企画提案や機材の準備、イベント開催の告知などを一任できるのは大きなメリットでしょう。

より良いオンラインイベントを企画したいのであれば、ぜひ外部のイベント会社への依頼も選択肢に入れてみてください。

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